Bước 1: Chuẩn bị chứng từ khai hải quan

  • Hợp đồng thương mại: 1 bản sao;
  • Hóa đơn thương mại: 1 bản chính, 1 bản sao;
  • Vận tải đơn: 1 bản sao;
  • Phiếu đóng gói: 1 bản chính, 1 bản sao;
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O mẫu D, E, S): 1 bản chính;
  • Hóa đơn bảo hiểm (nếu có): 1 bản sao;
  • Giấy phép nhập khẩu (nếu nhập khẩu 1 lần): 1 bản sao; kèm Phiếu theo dõi, trừ lùi (nếu nhập khẩu nhiều lần): 1 bản sao;
  • Tờ khai trị giá: 2 bản chính (đối với khai trên tờ khai hải quan giấy) hoặc gửi đến Hệ thống dưới dạng dữ liệu điện tử.

Cần phải đối chiếu chéo thông tin trên các chứng từ để đảm bảo tính thống nhất và chính xác. Một số chi tiết cần cẩn trọng đối chiếu như sau:

  • Tên hàng, mô tả, đơn giá, lượng hàng trên Hóa đơn, Hợp đồng
  • Số kiện, tổng trọng lượng hàng trên Vận tải đơn, Phiếu đóng gói
  • Kiểm tra chi tiết Giấy chứng nhận xuất xứ với Vận tải đơn, Phiếu đóng gói, Hóa đơn,…

 

Bước 2: Đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS

Hệ thống VNACCS là Hệ thống thông quan tự động và Cơ chế một cửa quốc gia, gồm các phần mềm như:

  • Khai báo điện tử;
  • Manifest điện tử;
  • Hóa đơn điện tử;
  • Thanh toán điện tử;
  • C/O điện tử;
  • Phân luồng;
  • Thông quan và giải phóng hàng;

Tìm hiểu thêm tại đây.

Cần đăng ký chữ ký điện tử trước khi muốn đăng ký sử dụng hệ thống này.

Cách đăng ký sử dụng Hệ thống VNACCS tại đây.

Chỉ dẫn thủ tục hải quan bởi Kuehne + Nagel

Bước 3: Mở và truyền tờ khai hải quan

Nếu bạn chọn sử dụng phần mềm khai Hải quan:

  • Đăng nhập tài khoản.
  • Nhập các thông tin và số liệu của lô hàng vào cửa sổ khai báo rồi gửi đến hệ thống của cơ quan Hải quan.
  • Sau khi hoàn tất, bấm nút “Nhận kết quả” để lấy thông tin phản hồi từ cơ quan Hải quan về số tiếp nhận hải quan; sau 10 – 15 phút, bấm thêm 1 lần để nhận số tờ khai hải quan.
  • Sẽ mất khoảng 1 tiếng để bạn có thể nhận được kết quả phân luồng bằng cách tiếp tục bấm nút “Nhận kết quả”.
  • In tờ khai và ra cảng làm thủ tục hải quan xuất/nhập khẩu.
  • Trong trường hợp khai báo sai, hệ thống sẽ báo lỗi trên màn hình máy tính. Bạn cần điều chỉnh thông tin đúng đắn và truyền lại để nhận tờ khai.

Kết quả phân luồng sẽ nằm trong 3 loại sau:

  • Luồng xanh: hàng hóa ở luồng này sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế.
  • Luồng vàng: hàng hóa ở luồng này cần được kiểm tra hồ sơ giấy.
  • Luồng đỏ: hàng hóa ở luồng này cần được kiểm tra các chứng từ gốc và thực tế hàng hóa.

Bước 4: Lấy lệnh giao hàng

Bạn đến hãng vận chuyển theo địa chỉ trên Thông báo hàng đến và cầm theo các chứng từ để nhận Lệnh giao hàng. Thông thường, các chứng từ bao gồm:

  • Giấy chứng minh nhân dân: 1 bản sao;
  • Vận tải đơn: 1 bản chính (nếu có) có chữ ký, chức danh của Giám đốc doanh nghiệp (nhà nhập khẩu) và dấu mộc, 1 bản sao;
  • Tiền phí.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý:

  • Nếu bạn sử dụng vận tải đơn loại Master B/L của hãng tàu thì sẽ đến hãng tàu lấy lệnh.
  • Còn sử dụng vận tải đơn loại House B/L của công ty giao nhận thì đến lấy lệnh từ công ty ấy.

 

Bước 5: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Đối với tờ khai luồng xanh: đem theo tờ khai đã được in ra.

Đối với tờ khai luồng vàng:

  • Giấy giới thiệu của công ty;
  • Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm;
  • Hợp đồng ngoại thương: 1 bản sao;
  • Hóa đơn thương mại: 1 bản sao;
  • Vận tải đơn: 1 bản sao có dấu doanh nghiệp + dấu hãng vận chuyển biển (hãng tàu hoặc công ty forwarder);
  • Hóa đơn cước vận chuyển quốc tế (nếu vận chuyển theo điều kiện EXW, FOB): 1 bản sao;
  • Phiếu đóng gói: 1 bản sao;
  • Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra): 1 bản gốc có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành;
  • Chứng nhận xuất xứ: 1 bản gốc (nếu có);
  • Chứng nhận chất lượng: 1 bản sao (nếu có);
  • Chứng nhận phân tích: 1 bản sao (nếu có);
  • Chứng nhận sức khỏe: 1 bản sao (nếu có).

Đối với tờ khai luồng đỏ: bạn sẽ phải chuẩn bị để Hải quan thực hiện 2 nghiệp vụ sau:

  • Kiểm tra chứng từ: các loại chứng từ cần chuẩn bị giống đối với tờ khai luồng vàng.
  • Kiểm tra hàng (kiểm hóa): ở nghiệp vụ này, bạn cần lấy Lệnh giao hàng (còn hạn) vì phải chuyển container từ bãi trung tâm về bãi kiểm hóa.

 

Bước 6: Làm thủ tục hải quan bước cuối cùng

Đối với tờ khai luồng xanh: bạn chỉ cần đem theo tờ khai và đóng thuế nhập khẩu, VAT, sau đó sẽ được thông quan.

Đối với tờ khai luồng vàng: cán bộ Hải quan sẽ kiểm tra sơ bộ hồ sơ giấy.

  • Nếu bộ hồ sơ đúng chuẩn, hàng hóa sẽ được thông quan ngay.
  • Hải quan xem tờ khai và thấy các điểm chưa rõ, chưa hợp lý, họ sẽ chất vấn bạn và bạn cần cung cấp thêm chứng từ nếu cần. Nếu thỏa đáng, hàng hóa sẽ được thông quan. Nếu bạn giải thích không hợp lý, Hải quan sẽ yêu cầu bạn chỉnh sửa lại tờ khai cho phù hợp. Do đó, bạn phải điền và truyền lại tờ khai trên hệ thống. Nếu tờ khai đã được sửa hợp lý, hải quan sẽ cho thông quan; nếu không, bạn sẽ phải thực hiện lại các bước trên.
  • Nếu Hải quan nghi ngờ bạn gian lận trong khai báo, hàng hóa của bạn có thể sẽ bị kiểm tra thực tế (giống luồng đỏ).

Đối với tờ khai luồng đỏ:

  • Hải quan sẽ kiểm tra tờ khai và hồ sơ với các bước giống luồng vàng.
  • Khi tờ khai và hồ sơ hợp lệ, hàng hóa của bạn sẽ được chuyển sang bộ phận kiểm hóa. Nếu Hải quan thấy phát hiện sai sót trong khai báo, như: thừa thiếu trọng lượng, không đúng loại hàng,… thì sẽ tùy theo mức độ để xử lý. Nếu mọi thứ suôn sẻ thì bạn quay lại chi cục để giải quyết thông quan cho lô hàng.